Ниже — какие документы затронули изменения и с чего начать работу, если компания ещё не подключилась к электронному обмену.
Какие документы нужно оформлять электронно
Основание — Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. По общему правилу электронно оформляются:
- транспортная накладная, заказ или заявка при автомобильной грузоперевозке;
- железнодорожная транспортная накладная;
- грузовая накладная при воздушной перевозке;
- поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.
Речь идёт об этих документах, когда они требуются для конкретной перевозки. Формулировка «все транспортные документы становятся электронными» неверна. Например, электронный путевой лист не становится обязательным для каждой поездки.
Если организация перевозит собственный груз собственным транспортом и договора перевозки нет, транспортная накладная может не требоваться. Поэтому начинать подготовку нужно не с покупки сервиса, а с проверки своих маршрутов и ролей.
Кого касаются изменения
Электронный документ проходит всю цепочку перевозки. Грузоотправитель вносит исходные сведения, перевозчик принимает документ и фиксирует события рейса, а грузополучатель подписывает приёмку и указывает расхождения. В экспедиционных услугах свои действия выполняют экспедитор и его клиент.
Даже компании, которая не заказывает перевозку, но принимает груз, может понадобиться доступ к электронному документу и возможность подписать свою часть. Поэтому готовность одного перевозчика не означает готовность всей цепочки.
Как проходит обмен через ГИС ЭПД
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Компании передают в неё документы через аккредитованного оператора, а не подключаются напрямую.
Если участники пользуются разными операторами, между ними должен работать роуминг. До начала работы важно проверить не только создание документа, но и его прохождение до грузополучателя, подписание и возврат завершённого экземпляра.
Для работы потребуются учётные записи сотрудников, подходящие электронные подписи и, когда это необходимо, машиночитаемые доверенности. Способ оформления можно выбрать с учётом процессов компании: веб-интерфейс, модуль для 1С или интеграция по API.
Что сделать компании
- Определить свои роли в каждом маршруте: отправитель, перевозчик, получатель, экспедитор или клиент экспедитора.
- Составить перечень документов, которые компания создаёт, подписывает или получает.
- Выбрать оператора из действующего реестра Минтранса и проверить обмен с операторами основных контрагентов.
- Назначить ответственных, выдать права, подготовить электронные подписи и необходимые МЧД.
- Провести тестовую перевозку: от создания документа до подписания приёмки, включая исправления и возможные расхождения.
Лучше проверять не идеальный сценарий, а реальную работу: смену водителя или транспорта, несколько точек выгрузки, отсутствие связи, отказ от части груза и исправление сведений.
Что важно не перепутать
Общей отсрочки нет. По разъяснениям Минтранса, закон № 140-ФЗ не устанавливает дополнительный переходный период после 1 сентября 2026 года. Откладывать подключение в расчёте на отсрочку не стоит.
Бумага сохраняется в предусмотренных случаях. Исключения установлены приказами Минтранса и зависят от вида транспорта и обстоятельств перевозки. Если компания продолжает использовать бумажные документы, проверьте основание именно для своего маршрута и состава участников.
Подключить только одного участника недостаточно. Перед запуском нужно согласовать действия отправителя, перевозчика, получателя и экспедитора, а также проверить роуминг и подписи.
Как может помочь СчетоводЪ
«Диадок: Логистика» позволяет работать с электронными перевозочными документами через веб-интерфейс, 1С или интеграцию. Специалисты «СчетоводЪ» помогут разобрать ваш сценарий перевозок, определить участников обмена и подобрать подходящий вариант подключения.
Получить консультацию по подключению
Следить за обновлениями транспортного ЭДО
Источники
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ: https://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202506070016
- Разъяснения Минтранса России: https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/453/454
- Вопросы по автомобильным перевозкам: https://mintrans.gov.ru/activities/376/453/455
Материал носит информационный характер. Для нестандартной перевозки или применения исключения необходимо проверить актуальную редакцию профильного нормативного акта.
